SIOUX FALLS SPECIALTY HOSPITAL NOTICE OF PRIVACY PRACTICES
THIS NOTICE DESCRIBES HOW MEDICAL INFORMATION ABOUT YOU MAY BE USED AND DISCLOSED AND HOW YOU CAN GET ACCESS TO THIS INFORMATION. PLEASE READ IT CAREFULLY.
Who We Are and Our Legal Obligations to You
You are coming to the Sioux Falls Specialty Hospital to receive medical care. Several different medical providers work together to provide you care at this facility, and, for this reason, the following providers are issuing this Notice of Privacy Practices jointly: the Sioux Falls Specialty Hospital, the members of the Management Committee of the Sioux Falls Specialty Hospital, various medical directors of the Sioux Falls Specialty Hospital, Anesthesiology Associates, CDI (Center for Diagnostic Imaging) and, in some cases, the medical staff of the Sioux Falls Specialty Hospital. The Sioux Falls Specialty Hospital is the hospital where you are receiving care. Its Management Committee consists of fifteen persons who manage and control the operations of this facility. Its medical directors are physicians who assist in the management of the facility. Anesthesiology Associates is the medical practice that provides anesthesiology services to this facility. CDI (Center for Diagnostic Imaging) is the medical practice that provides radiology services to this facility. Its medical staff is the physicians who treat patients at the facility.
We are all separate legal entities, and we are coming together only for the purpose of issuing this Notice of Privacy Practices jointly. Your treating physician is not typically a part of this joint issuance. Your physician will ordinarily provide you with the Notice of Privacy Practices of the physician’s practice, but, in a few situations, the physicians will be unable to provide you with this independent Notice of Privacy Practices and will operate pursuant to this jointly issued Notice of Privacy Practices.
How We May Use or Disclose Your Health Information
We typically use or share your health information in the following ways:
1. To Treat You. We can use your health information and share it with other professionals who are treating you. For example, if you are receiving surgery at our facility, a surgeon may review your medical record and release medical information if it is necessary to provide you treatment, such as sending information to a laboratory to run tests on your behalf.
2. To Run Our Organization. We can use and share your health information to run our practice, improve your care, and contact you when necessary. For example, we may disclose information to our medical staff or employees for training purposes, to evaluate performances, to assess the quality of care provided in our facility, and to determine how to improve the health care we provide.
3. To Bill for Your Services. We can use and share your health information to bill and get payment from health plans or other entities. For example, we may send a bill for your services to your health insurance company, and this bill may contain certain information such as your name and the service we provided to you.
We are allowed or required to share your information in other ways – usually in ways that contribute to the public good, such as public health and research. We have to meet many conditions in the law before we can share your information for these purposes.
1. To Help with Public Health and Safety Issues. We can share health information about you for certain situations such as: preventing disease; helping with product recalls; reporting adverse reactions to medications; reporting suspected abuse, neglect, or domestic violence; and preventing or reducing a serious threat to anyone’s health or safety.
2. To Do Research. We can use or share your information for health research.
3. To Comply with the Law. We will share information about you if state or federal laws require it, including with the Department of Health and Human Services if it wants to see that we’re complying with federal privacy law.
4. To Respond to Organ and Tissue Donation Requests. We can share health information about you with organ procurement organizations.
5. To Work with a Medical Examiner or Funeral Director. We can share health information with a coroner, medical examiner, or funeral director when an individual dies.
6. To Address Workers’ Compensation, Law Enforcement, and other Government Requests. We can use or share health information about you: for workers’ compensation claims; for law enforcement purposes or with a law enforcement official; with health oversight agencies for activities authorized by law; and for special government functions such as military, national security, and presidential protective services.
7. To Respond to Lawsuits and Legal Actions. We can share health information about you in response to a court or administrative order, or in response to a subpoena.
8. Directories. Unless you inform us that you do not want us to do this, we will disclose your location and general condition to persons who call us and request you by name.
9. Other Uses. Other uses and disclosures will be made only with your written authorization and you may revoke the authorization except to the extent we have taken action in reliance upon the authorization.
10. Part 2 Records: To the extent that we have your substance use disorder patient records, subject to 42 CFR part 2, we will not share that information, or provide testimony relaying the content of such records, for civil, criminal, administrative, or legislative proceedings against you without (1) your written consent, or (2) a court order after notice and an opportunity to be heard is provided to you or the holder of the record, as provided in 42 CFR part 2. A court order authorizing use or disclosure must be accompanied by a subpoena or other legal requirement compelling disclosure before the requested record is used or disclosed.
Your Rights Regarding Your Health Information
You have certain rights with respect to your health information. They are listed below. If you would like to exercise any of these rights or if you have questions regarding your rights, please contact: Sioux Falls Specialty Hospital, Attn: Privacy Officer, 910 E. 20th St., Sioux Falls, SD 57105, 605-334-6730, cberry@sfsh.com.
1. Get an Electronic or Paper Copy of Your Medical Record. You can ask to see or get an electronic or paper copy of your medical record and other health information we have about you. Ask us how to do this. We will provide a copy or summary of your health information, usually within 30 days of your request. We may charge a reasonable, cost-based fee.
2. Ask Us to Correct Your Medical Record. You can ask us to correct health information about you that you think is incorrect or incomplete. Ask us how to do this. We may say “no” to your request, but we’ll tell you why in writing within 60 days.
3. Request Confidential Communications. You can ask us to contact you in a specific way (for example, home or office phone) or to send mail to a different address. We will say “yes” to all reasonable requests.
4. Ask Us to Limit what We Use or Share. You can ask us not to use or share certain health information for treatment, payment or operations. We are not required to agree to your request, and we may say “no” if it would affect your care. If you pay for a service or health care item out-of-pocket in full, you can ask us not to share the information for the purpose of payment or our operations with your health insurer. We will say “yes” unless a law requires us to share that information.
5. Get a List of Those with Whom We’ve Shared Information. You can ask for a list (accounting) of the times we’ve shared your health information for six years prior to the date you ask, who we shared it with, and why. We will include all the disclosures except for those about treatment, payment, and health care operations, and certain other disclosures (such as you asked us to make). We’ll provide one accounting a year for free but will charge a reasonable, cost-based fee if you ask for another one within 12 months.
6. Get a Copy of this Privacy Notice. You can ask for a paper copy of this notice at any time, even if you have agreed to receive the notice electronically. We will provide you with a paper copy promptly.
7. Choose Someone to Act for You. If you have given someone medical power of attorney or if someone is your legal guardian, that person can exercise your rights and make choices about your health information. We will make sure the person has this authority and can act for you before we take any action.
8. File a Complaint if You Feel Your Rights Have Been Violated. You can complain if you feel we have violated your rights by contacting us using the information provided at the beginning of this section. You also can file a complaint with the U.S. Department of Health and Human Services Office for Civil Rights by sending a letter to 200 Independence Avenue, S.W., Washington, D.C. 20201, calling 1-877-696-6775, or visiting www.hhs.gov/ocr/privacy/hipaa/
complaints/. We will not retaliate against you for filing a complaint.
Your Choices
For certain health information, you can tell us your choices about what we share. If you have a clear preference for how we share your information in the situations described below, talk to us. Tell us what you want us to do, and we will follow your instructions.
In these cases, you have both the right and choice to tell us to: share information with your family, close friends, others involved in your care; share information in a disaster relief situation; and include your information in a hospital directory.
If you are not able to tell us your preference, for example if you are unconscious, we may go ahead and share your information if we believe it is in your best interest. We may also share your information when needed to lessen a serious and imminent threat to health or safety.
In these cases we never share your information unless you give us written permission: marketing purposes, sale of your information, most sharing of psychotherapy notes.
In the case of fundraising: we may contact you for fundraising efforts, but you can tell us not to contact you again. If we have your substance use disorder patient records, subject to 42 CFR part 2, we will give you clear and obvious notice in advance and a choice about whether to receive fundraising communications that use your Part 2 information.
Our Responsibilities
We are required by law to maintain the privacy and security of your protected health information.
We will let you know promptly if a breach occurs that may have compromised the privacy or security of your information.
We must follow the duties and privacy practices described in this notice and give you a copy of it.
We will not use or share your information other than as described here unless you tell us we can in writing. If you tell us we can, you may change your mind at any time. Let us know in writing if you change your mind.
Changes to the Terms of This Notice
We can change the terms of this notice, and the changes will apply to all information we have about you. The new notice will be available upon request, in our office, and on our website.
ESTE AVISO DESCRIBE CÓMO SE PUEDE UTILIZAR Y DIVULGAR SU INFORMACIÓN MÉDICA Y CÓMO PUEDE OBTENER ACCESO A ESTA INFORMACIÓN.
LÉALO DETENIDAMENTE.
Quiénes somos y nuestras obligaciones legales con usted
Usted acude a Sioux Falls Specialty Hospital para recibir atención médica. Varios proveedores de atención médica diferentes trabajan en conjunto para brindarle atención en este centro y, por esta razón, los siguientes proveedores emiten conjuntamente este Aviso de prácticas de privacidad: Sioux Falls Specialty Hospital, los miembros del Comité de Administración de Sioux Falls Specialty Hospital, diversos directores médicos de Sioux Falls Specialty Hospital, Anesthesiology Associates, CDI (Center for Diagnostic Imaging) y, en algunos casos, el personal médico de Sioux Falls Specialty Hospital. Sioux Falls Specialty Hospital es el hospital donde usted recibe atención. Su Comité de Administración está compuesto por quince personas que administran y controlan las operaciones de este centro. Sus directores médicos son médicos que colaboran en la gestión del centro. Anesthesiology Associates es la práctica médica que presta servicios de anestesiología en este centro. CDI (Center for Diagnostic Imaging) es la práctica médica que presta servicios de radiología en este centro. Su personal médico está formado por los médicos que atienden a los pacientes en el centro.
Todos somos entidades legales independientes y nos unimos únicamente con el propósito de emitir conjuntamente este Aviso de prácticas de privacidad. Por lo general, el médico que lo atiende no forma parte de esta emisión conjunta. Normalmente, su médico le proporcionará el Aviso de prácticas de privacidad correspondiente a su propia práctica médica; sin embargo, en algunas situaciones, los médicos no podrán proporcionarle este aviso independiente y actuarán de conformidad con este Aviso de prácticas de privacidad emitido conjuntamente.
Cómo podemos usar o divulgar su información de salud
Por lo general, utilizamos o compartimos su información de salud de las siguientes maneras:
1. Para tratarlo. Podemos usar su información de salud y compartirla con otros profesionales que lo estén tratando. Por ejemplo, si usted se somete a una cirugía en nuestro centro, un cirujano puede revisar su expediente médico y divulgar información médica si es necesario para brindarle tratamiento, como enviar información a un laboratorio para realizar pruebas en su nombre.
2. Para administrar nuestra organización. Podemos usar y compartir su información de salud para administrar nuestra práctica, mejorar su atención y comunicarnos con usted cuando sea necesario. Por ejemplo, podemos divulgar información a nuestro personal médico o a nuestros empleados con fines de capacitación, para evaluar el desempeño del personal, para valorar la calidad de la atención prestada en nuestro centro y para determinar cómo mejorar la atención médica que brindamos.
3. Para facturar sus servicios. Podemos usar y compartir su información de salud para facturar los servicios que recibe y obtener el pago de los planes de salud u otras entidades. Por ejemplo, podemos enviar una factura por los servicios que recibió a su compañía de seguro de salud, y dicha factura puede incluir cierta información, como su nombre y el servicio que le proporcionamos.
También se nos permite, o se nos exige por ley, compartir su información en otras circunstancias, por lo general cuando ello contribuye al bienestar público, como en actividades de salud pública e investigación. Antes de compartir su información con estos fines, debemos cumplir diversas condiciones establecidas por la ley.
1. Para ayudar con asuntos de salud pública y seguridad. Podemos compartir información de salud sobre usted en determinadas situaciones, por ejemplo, para prevenir enfermedades; colaborar con retiros de productos del mercado; reportar reacciones adversas a medicamentos; denunciar sospechas de abuso, negligencia o violencia doméstica; y prevenir o reducir una amenaza grave para la salud o la seguridad de cualquier persona.
2. Para realizar investigaciones. Podemos usar o compartir su información para investigaciones relacionadas con la salud.
3. Para cumplir con la ley. Compartiremos información sobre usted cuando así lo exijan las leyes estatales o federales, incluso con el Departamento de Salud y Servicios Humanos si desea verificar que estamos cumpliendo con la legislación federal sobre privacidad.
4. Para responder a solicitudes de donación de órganos y tejidos. Podemos compartir información de salud sobre usted con organizaciones de donación de órganos.
5. Para colaborar con un médico forense o un director de funeraria. Podemos compartir información de salud con un forense, médico forense o director de funeraria cuando una persona fallece.
6. Para atender reclamos de compensación laboral, solicitudes de las fuerzas del orden y otras solicitudes gubernamentales. Podemos usar o compartir información de salud sobre usted para reclamos de compensación laboral; con fines de aplicación de la ley o con funcionarios encargados de hacer cumplir la ley; con organismos de supervisión de la salud para actividades autorizadas por la ley; y para funciones gubernamentales especiales, como las relacionadas con las fuerzas armadas, la seguridad nacional y los servicios de protección presidencial.
7. Para responder a demandas y otras acciones legales. Podemos compartir información de salud sobre usted en respuesta a una orden judicial o administrativa, o en respuesta a una citación judicial.
8. Directorios del hospital. A menos que usted nos indique que no desea que lo hagamos, divulgaremos su ubicación dentro del centro y su estado general de salud a las personas que llamen y lo soliciten por su nombre.
9. Otros usos. Cualquier otro uso o divulgación de su información se realizará únicamente con su autorización por escrito. Usted puede revocar esa autorización en cualquier momento, excepto en la medida en que ya hayamos actuado basándonos en dicha autorización.
10. Registros conforme a la Parte 2: En la medida en que tengamos registros de pacientes relacionados con trastornos por consumo de sustancias que estén sujetos a la normativa 42 CFR Parte 2, no compartiremos esa información ni prestaremos testimonio que revele el contenido de dichos registros en procedimientos civiles, penales, administrativos o legislativos en su contra sin (1) su consentimiento por escrito, o (2) una orden judicial emitida después de que se le haya notificado y se le haya brindado la oportunidad de ser escuchado a usted o al custodio del registro, según lo establecido en 42 CFR Parte 2. Toda orden judicial que autorice el uso o la divulgación de dichos registros deberá ir acompañada de una citación u otro requisito legal que obligue a su divulgación antes de que el registro solicitado pueda utilizarse o divulgarse.
Sus derechos con respecto a su información de salud
Usted tiene determinados derechos en relación con su información de salud. A continuación se enumeran. Si desea ejercer alguno de estos derechos o si tiene preguntas al respecto, comuníquese con: Sioux Falls Specialty Hospital, Attn: Privacy Officer, 910 E. 20th St., Sioux Falls, SD 57105,
605-334-6730, cberry@sfsh.com.
1. Obtener una copia electrónica o impresa de su expediente médico. Puede solicitar revisar u obtener una copia electrónica o impresa de su expediente médico y de otra información de salud que tengamos sobre usted. Pregúntenos cómo hacerlo. Le proporcionaremos una copia o un resumen de su información de salud, por lo general dentro de los 30 días posteriores a su solicitud. Es posible que cobremos una tarifa razonable basada en los costos.
2. Solicitar que corrijamos su expediente médico. Puede pedirnos que corrijamos la información de salud sobre usted que considere incorrecta o incompleta. Pregúntenos cómo hacerlo. Podemos rechazar su solicitud, pero le explicaremos el motivo por escrito dentro de un plazo de 60 días.
3. Solicitar comunicaciones confidenciales. Puede pedirnos que nos comuniquemos con usted de una manera específica (por ejemplo, a su teléfono de casa o del trabajo) o que enviemos la correspondencia a una dirección diferente. Aceptaremos todas las solicitudes razonables.
4. Solicitar que limitemos el uso o la divulgación de su información. Puede pedirnos que no utilicemos ni compartamos determinada información de salud para fines de tratamiento, pago u operaciones de atención médica. No estamos obligados a aceptar su solicitud y podemos rechazarla si ello afectaría su atención. Si usted paga de su bolsillo y en su totalidad por un servicio o artículo de atención médica, puede solicitarnos que no compartamos esa información con su compañía de seguro de salud para fines de pago u operaciones. Aceptaremos su solicitud, salvo que la ley nos exija compartir esa información.
5. Obtener una lista de las personas o entidades con las que hemos compartido su información. Puede solicitar una lista (registro de divulgaciones) de las ocasiones en que hemos compartido su información de salud durante los seis años anteriores a la fecha de su solicitud, con quién la compartimos y por qué. Este registro incluirá todas las divulgaciones, excepto aquellas relacionadas con tratamiento, pago y operaciones de atención médica, así como ciertas otras divulgaciones (por ejemplo, aquellas que usted nos haya solicitado). Le proporcionaremos un registro al año sin costo; si solicita otro dentro de un período de 12 meses, podremos cobrar una tarifa razonable basada en los costos.
6. Obtener una copia de este aviso de privacidad. Puede solicitar una copia impresa de este aviso en cualquier momento, incluso si ha aceptado recibirlo en formato electrónico. Le proporcionaremos una copia impresa de inmediato.
7. Designar a una persona para que actúe en su nombre. Si usted ha otorgado a otra persona un poder para decisiones médicas o si tiene un tutor legal, esa persona puede ejercer sus derechos y tomar decisiones sobre su información de salud. Antes de actuar, verificaremos que esa persona tenga la autoridad correspondiente y pueda actuar en su nombre.
8. Presentar una queja si considera que se han vulnerado sus derechos. Puede presentar una queja si considera que hemos vulnerado sus derechos, comunicándose con nosotros mediante la información indicada al inicio de esta sección. También puede presentar una queja ante la Oficina de Derechos Civiles del Departamento de Salud y Servicios Humanos de los Estados Unidos enviando una carta a 200 Independence Avenue, S.W., Washington, D.C. 20201, llamando al 1-877-696-6775, o visitando www.hhs.gov/ocr/privacy/hipaa/complaints/. No tomaremos represalias contra usted por presentar una queja.
Sus opciones
Con respecto a determinada información de salud, usted puede indicarnos sus preferencias sobre lo que podemos compartir. Si tiene una preferencia clara sobre cómo debemos compartir su información en las situaciones que se describen a continuación, comuníquese con nosotros. Díganos qué desea que hagamos y seguiremos sus instrucciones.
En estos casos, usted tiene tanto el derecho como la opción de indicarnos lo siguiente: compartir información con su familia, amigos cercanos u otras personas involucradas en su atención; compartir información en una situación de asistencia en caso de desastre; incluir su información en el directorio del hospital.
Si usted no puede indicarnos su preferencia, por ejemplo, si se encuentra inconsciente, podremos compartir su información si consideramos que hacerlo es lo mejor para usted. También podremos compartir su información cuando sea necesario para reducir una amenaza grave e inminente para la salud o la seguridad.
En los siguientes casos, nunca compartiremos su información a menos que usted nos otorgue autorización por escrito: fines de marketing; venta de su información; la mayoría de las divulgaciones de notas de psicoterapia.
En el caso de actividades de recaudación de fondos: Podemos comunicarnos con usted para iniciativas de recaudación de fondos, pero usted puede indicarnos que no desea que volvamos a contactarlo. Si tenemos registros de pacientes relacionados con trastornos por consumo de sustancias sujetos a 42 CFR Parte 2, le proporcionaremos previamente un aviso claro y visible, así como la opción de decidir si desea recibir comunicaciones de recaudación de fondos que utilicen su información protegida conforme a la Parte 2.
Nuestras responsabilidades
La ley nos exige mantener la privacidad y la seguridad de su información de salud protegida.
Le informaremos oportunamente si ocurre una violación de seguridad que pueda haber comprometido la privacidad o la seguridad de su información.
Debemos cumplir con las obligaciones y prácticas de privacidad descritas en este aviso y proporcionarle una copia del mismo.
No usaremos ni compartiremos su información de manera distinta a la descrita en este documento, a menos que usted nos lo autorice por escrito. Si nos otorga dicha autorización, podrá cambiar de opinión en cualquier momento. Infórmenos por escrito si decide revocar su autorización.
Cambios en los términos de este aviso
Podemos modificar los términos de este aviso y dichos cambios se aplicarán a toda la información que tengamos sobre usted. El nuevo aviso estará disponible previa solicitud en nuestras oficinas y en nuestro sitio web.